Zakelijk videobellen: Tips en Tools

Videobellen heeft door corona een enorme vlucht genomen. Veel mensen zijn daardoor wel gewend aan apps zoals Facetime, Whatsapp, Facebook Messenger en Skype. Maar deze apps zijn niet altijd geschikt voor zakelijk videobellen. In dit artikel vind je een overzicht met de belangrijkste voordelen en veelgebruikte programma’s.

Zoals bovenstaande afbeelding laat zien, zijn Zoom, Microsoft Teams, Google Meet en Skype de meest gebruikte programma’s voor zakelijk videobellen. Maar deze programma’s zijn niet per definitie de beste keuze. Zo is Zoom regelmatig in het nieuws gekomen, omdat de beveiliging niet op orde was. Daarom is het een goed idee om te kijken wat veilig videobellen inhoudt. Daarna lees je meer over de voordelen van zakelijk videobellen, vind je de beste tips én een overzicht van de beste programma’s.

Veilig videobellen

Natuurlijk weet je dat je niet met je onderbroek achter het scherm moet zitten. Maar heb je ook nagedacht over de veiligheid van jouw data en de privacy van mensen die je via het scherm spreekt? Waar moet je zoal op letten? Hieronder volgen een paar tips voor veilig videobellen:

1. Wees voorzichtig met gratis diensten. Een gratis dienst voor videobellen is niet per se onveilig. Maar je betaalt meestal wel een prijs, ook al is die niet uitgedrukt in geld. Veel gratis diensten maken van jouw gegevens namelijk een bron van inkomsten. Ze gebruiken de gegevens over je gesprekken of de inhoud van de gesprekken zelf, om je gepersonaliseerde advertenties te laten zien. Het is de vraag of je dat moet willen.
2. Lees de gebruikersovereenkomst. Lees voordat je een programma installeert de privacy overeenkomst. Daarin staat wat er gebeurt met je gegevens, en of de dienst bijvoorbeeld gebruikmaakt van versleuteling of encryptie.
3. Kies een geschikt programma. Over het algemeen geldt: hoe gevoeliger de informatie die je via het scherm bespreekt, hoe belangrijker het is dat je een programma kiest dat goed beveiligd is.
4. Maak afspraken. Maak altijd afspraken met je gesprekspartners. Welke dienst gaan jullie gebruiken? Is het mogelijk om het gesprek te beveiligen, bijvoorbeeld met een wachtwoord? Dat is een goed idee, want op die manier kunnen ongenode gasten niet zomaar aansluiten. Verstuur het wachtwoord niet in dezelfde e-mail als de uitnodiging. In plaats daarvan zou je een sms kunnen sturen. Spreek ook af dat je een gesprek niet zonder expliciete toestemming van de deelnemers opneemt.
5. Kies een betaald programma voor videobellen. In het algemeen is het zeker de moeite waard om te investeren in een betaalde dienst voor zakelijk videobellen. De aanbieder kan winst maken zonder je gegevens te gebruiken. Toch is dat geen garantie. Zo is van Microsoft bekend, dat het toch gegevens van gebruikers verzamelt. Maar de beveiliging en versleuteling van betaalde diensten zijn over het algemeen goed geregeld.

Voordelen van zakelijk videobellen

Zakelijk videobellen biedt veel meer dan alleen beeldbellen. Je kunt bijvoorbeeld je scherm delen, bestanden delen en met meerdere mensen tegelijk in een meeting zitten. Op die manier maak je van videobellen professionele, zakelijke communicatie. Hieronder hebben we zes voordelen van zakelijk videobellen op een rijtje gezet:

1. Je bespaart reistijd. Wat is nu kostbaarder dan tijd? Met zakelijk videobellen bespaar je niet alleen tijd voor jezelf, maar ook voor klanten en collega’s. Zo heeft niemand last van lange reisafstanden, files en overvolle treincoupés.
2. Het is corona-proof. Of we definitief de ander halve meter samenleving achter ons zullen laten, is natuurlijk de vraag. Maar voor videobellen maakt dat natuurlijk niet uit: je hoeft je geen zorgen te maken over een besmetting met het bekende virus. Wel zo handig als jij of je gesprekspartners het zekere voor het onzekere willen nemen, om wat voor reden dan ook.
3. Het is persoonlijk. Natuurlijk, videobellen is anders dan een persoonlijke ontmoeting zonder scherm. Maar dat neemt niet weg dat videobellen een persoonlijke vorm van communicatie is. Je kunt elkaar rechtstreeks zien en elkaars non-verbale communicatie lezen.
4. Veilig documenten delen. De meeste betaalde diensten voor zakelijk videobellen hebben hun beveiliging goed op orde. Dat geeft je de mogelijkheid om een veilige manier documenten te delen. Verder heb je meestal de mogelijkheid om je scherm te delen, te chattenen real-time aantekeningen te maken.
5. Meerdere mensen bereiken. Zakelijk videobellen is heel efficiënt, want je kunt meerdere mensen in één keer bereiken. Wil je bijvoorbeeld een webinar geven, een product demonstreren of een intern training geven? Meestal kun je simpelweg één linkje sturen naar de geïnteresseerden en je bepaalt natuurlijk zelf hoeveel mensen mee kunnen doen.
6. Meer verkopen. Wil je potentiële klanten iets laten zien van je producten of diensten? Of wil je een intakegesprek voeren met een prospect? Met videobellen heb je het zo geregeld. En als je het op de juiste manier aanpakt, kun je meer verkopen in minder tijd, want je kunt potentieel veel meer mensen bereiken dan bij traditionele verkoop.

Tips voor zakelijk videobellen

Of we de 1,5 meter samenleving loslaten of niet: (gedeeltelijk) thuiswerken is steeds meer de norm. Daarom zijn veel bedrijven overgegaan op videoconferencing of videobellen met collega’s, klanten of partners. Maar daarvoor zijn er wel wat regels en afspraken nodig, een soort etiquette. Hier vind je 9 tips voor zakelijk videobellen:

1. Wees op tijd. Net als bij een gewone afspraak geldt: wees op tijd. Je laat je klant, opdrachtgever of collega natuurlijk niet wachten.
2. Bereid je voor. Test voordat je gaat videobellen of alles het doet. Heb je een actieve inbreng zoals een presentatie, zorg er dan voor dat je die hebt voorbereid.
3. Weet wat je nodig hebt. Gebruik een headset of oordopjes met mute-knop: bij de meeste programma’s werkt dit veel beter dan de speakers uit je laptop, tablet of telefoon.
4. Kies een rustige werkplek. Zorg voor een afgesloten, rustige en opgeruimde omgeving en achtergrond. Vertel je anderen in je omgeving dat je niet gestoord wilt worden.
5. Zorg voor een professionele uitstraling. Kleed je aan zoals je ook naar je werk zou gaan. Zo blijf je zakelijk, professioneel en respectvol naar je klant, opdrachtgever of collega.
6. Blijf bij de les. Houd je aandacht bij de vergadering en ga niet andere dingen doen. Wat je sowieso achterwege moet laten: eten, je haar doen, appen met anderen of achtergrondmuziek hebben.
7. Ga goed in beeld zitten. Zorg dat je goed in beeld bent en zorg voor goede belichting, het liefst natuurlijk licht. Probeer niet aan je gezicht te zitten, dat leidt enorm af.
8. Stel een gespreksleider aan. Heb je een groepsmeeting? Stel een gespreksleider aan. Deze regelt wie het woord voert, de microfoon aanzet, welke gebaren gebruikt worden, wanneer er afgesloten moet worden etc.
9. Sluit de meeting af. Vraag de deelnemers het programma af te sluiten. Vergeet niet om een samenvatting en eventuele vervolgafspraken te maken.

Beste tools voor zakelijk videobellen

Niet elk programma is een goede keuze voor zakelijk videobellen, maar ik adviseer sowieso om te kiezen voor een betaalde oplossing. Hieronder vind je een overzicht van de beste programma’s:

#1 G Suite

Google’s G Suite heeft een upgrade versie versie van Google Hangouts, namelijk Hangouts Meet, dat je kunt gebruiken voor zakelijk videobellen. Hangouts Meet biedt extra functies zoals live streaming, het opnemen van meetings en de mogelijkheid voor meerdere deelnemers.

#2 Logitech

Logitech is een groot technologiebedrijf met een breed aanbod van producten en diensten, waaronder oplossingen voor zakelijk videobellen. Deze integreren perfect met de meest populaire platforms voor videobellen, zoals Microsoft Teams, Skype voor Bedrijven, Zoom en Google Meet.

#3 ClickMeeting

ClickMeeting is een programma voor webinars en zakelijk videobellen, met betaalbare functionaliteiten tot 500 deelnemers. Je kunt het gratis uitproberen en daarna kiezen uit verschillende pakketen, van 22 of 35 euro per maand. En daar krijg je veel voor terug! Denk daarbij aan opnamefuncties, scherm delen, een whiteboard, chats, landingspagina’s, diverse integraties en nog veel meer.

#4 Microsoft Teams

Microsoft Teams is één van de meest gebruikte tools voor zakelijk videobellen. Microsoft Teams werkt binnen Office365. Dat betekent dat je gewoon met toepassingen zoals Word, Excel en PowerPoint kunt werken. De bestanden die je maakt, kun je snel met je team delen, zonder eindeloos heen en weer te hoeven mailen. Die bestanden kun je ook nog eens makkelijk terugvinden door de handige zoekfunctie. Daarnaast kan Microsoft Teams ook op mobiele apparaten worden geïnstalleerd.

#5 Zoom

Zoom is een handig programma voor zakelijk videobellen en is sinds corona enorm populair geworden. Er waren in het verleden wat problemen met privacy en veiligheid, maar die zijn inmiddels opgelost. De belangrijkste functies zijn 1-op-1 meetings, videomeetings voor groepen, het delen van je scherm en de opnamefunctie.

Meer handige business tools

• Top 5 marketing automation tools
• Microfoon, Camera, Actie! Dit zijn de beste webinar tools
• Eigen podcast maken? Met dit stappenplan begin je vandaag nog
• Wat is de beste webshop software?